Nadie tira dinero a propósito. Se va en la lechuga que se puso fea, en la porción que salió más grande, en la caja que se quedó atrás en la cámara y caducó, en el platillo que volvió a cocina.
Cada uno de esos es pequeño. Juntos, en un restaurante sin control, se comen una parte muy grande de la utilidad.
Los cuatro tipos de merma
Antes de controlar hay que nombrar. La merma se va por cuatro caminos distintos y cada uno se ataca diferente.
Merma de preparación. Lo que se quita al limpiar el producto: hueso, piel, cáscara. Es inevitable, pero medible, y tiene que estar en tu costeo. Si no la contemplas, todos tus precios están mal. Lo vemos en cómo costear un platillo.
Merma por caducidad. Producto que se echa a perder antes de usarse. Es la más evitable de todas y casi siempre es un problema de rotación y de compras.
Merma por porción. El cocinero sirve 220 gramos donde la receta dice 180. En un platillo no se nota; en trescientos al mes sí.
Merma por error. Platillos que salen mal, se caen o se devuelven.
Empieza midiendo, no controlando
No puedes reducir lo que no cuentas. La herramienta más simple que existe: una bitácora de merma junto al bote de basura.
Cuatro columnas: fecha, producto, cantidad, motivo. Que cualquiera que tire algo lo anote.
La primera semana va a doler. Es también la primera vez que vas a ver el número real, y ese número es el que hace que el resto valga la pena.
Las cinco reglas de almacén
1. PEPS, siempre
Primeras entradas, primeras salidas. Lo que llegó antes se usa antes.
En la práctica: cuando llega producto nuevo, va detrás, no delante. Suena obvio y es lo que más se incumple, porque es más fácil dejar la caja donde cabe.
2. Todo etiquetado, sin excepción
Cada contenedor con fecha de recepción y fecha de caducidad, visible. Sin etiqueta, nadie sabe qué es lo viejo, y ante la duda se usa lo de adelante.
3. Un lugar para cada cosa
Cuando cada producto tiene su sitio fijo, se ve de un vistazo qué falta y qué sobra. Cuando todo está revuelto, se compra de más “por si acaso” y se pierde lo del fondo.
4. Temperaturas registradas
Refrigeración entre 1 y 4 °C, congelación a −18 °C o menos. Una bitácora diaria de temperaturas por equipo. Un refrigerador que se descompone un viernes y nadie lo nota hasta el lunes cuesta muchísimo más que el termómetro.
5. Recepción con báscula
Pesa lo que llega y contrástalo con la factura. Se paga por kilos que no llegaron con más frecuencia de la que a nadie le gusta admitir.
Conteos: cuándo y cómo
Diario, sólo lo crítico. Cinco a diez productos: los más caros y los más perecederos. Toma diez minutos y detecta problemas el mismo día.
Semanal, el inventario completo. Siempre el mismo día, a la misma hora, con el negocio cerrado. La consistencia importa más que la exactitud absoluta.
Mensual, con valorización. El conteo completo convertido a pesos, para comparar contra tus compras y tus ventas.
El número que hay que vigilar
Consumo teórico = lo que las recetas dicen que debiste usar según lo que vendiste
Consumo real = inventario inicial + compras − inventario final
La diferencia entre ambos es tu desviación. Ahí está el dinero que se te va.
Un ejemplo con pollo en un mes:
| Inventario inicial | 40 kg |
| Compras del mes | 300 kg |
| Inventario final | 35 kg |
| Consumo real | 305 kg |
| Consumo teórico (según ventas y recetas) | 268 kg |
| Desviación | 37 kg |
Treinta y siete kilos que salieron del almacén y no salieron por caja. A $180 el kilo son $6,660 en un mes. Ahí está tu problema, y ahora sabes dónde buscarlo: porciones grandes, merma no registrada, o algo peor.
Una desviación por debajo del 3–5% es razonable. Por encima del 10%, tienes un agujero real.
Compra con datos, no con corazonadas
Saca tu consumo promedio semanal por producto. Después de un mes de conteos ya lo tienes.
Define un stock mínimo y un punto de reorden. Cuando llegues al punto, pides. Ni antes ni después.
Compra según lo que se vende, no según lo que cabe. El descuento por volumen sólo es descuento si lo alcanzas a usar.
Ten dos proveedores por producto crítico. Uno solo te deja sin margen de negociación y sin plan B.
Reduce la merma sin dejar de servir bien
Estandariza porciones. Cucharones medidos, básculas en la línea, fotos de referencia del emplatado. Nadie sirve mal a propósito: sirve “a ojo”.
Aprovecha los recortes. Los huesos hacen fondo, los recortes de verdura hacen sopa del día, el pan de ayer hace crutones. Esto no es tacañería: es cocina bien hecha.
Menús del día con lo que rota lento. Es la forma más elegante de mover producto antes de que se ponga en riesgo.
Recorta la carta. Menos platillos significan menos productos distintos, menos inventario parado y menos caducidades. Otra razón más para hacer ingeniería de menú.
Promociones con propósito. Si tienes exceso de un producto, hazlo el especial de la semana. Una promoción bien lanzada convierte un problema de inventario en una venta.
Por dónde empezar mañana
- Pon la bitácora de merma junto al bote de basura. Hoy.
- Elige los diez productos que más te cuestan y cuéntalos diario.
- Al final de la primera semana, saca tu desviación de esos diez.
- Ataca el peor de los diez.
Un solo producto bien controlado suele pagar el esfuerzo de todo el sistema.
En MooiAdmin lanzas una promoción en minutos, con día y horario, y la ves aparecer al instante frente a miles de comensales. Es la forma más rápida de mover un producto que se te está quedando parado.
