Organizar una salida de ocho personas es un trabajo, y casi siempre le toca al mismo. Estas son las cosas que lo hacen mucho más fácil.
El error de origen: preguntar “¿a dónde vamos?”
Es la peor pregunta posible. Abre veinte opciones y no cierra ninguna.
Lo que sí funciona es preguntar en este orden:
- ¿Qué día? Cierra la fecha antes que nada.
- ¿A qué hora?
- ¿Cuánto queremos gastar más o menos?
- Propón dos o tres lugares concretos que cumplan lo anterior.
- Que voten entre esos.
Al preguntar el día primero, la lista de gente se define sola y ya sabes para cuántos reservar. Y proponiendo dos o tres opciones en vez de pedir ideas, conviertes una conversación infinita en una votación de un minuto.
Reservar bien para un grupo
Reserva siempre. Para seis o más, en cualquier día. Un grupo sin reservación es el que peor la pasa.
Reserva por el número real, no por el optimista. Es más fácil quitar dos lugares que agregar tres en un restaurante lleno.
Pregunta cinco cosas al reservar:
- ¿Hay consumo mínimo por persona?
- ¿Se puede dividir la cuenta? ¿En cuántas partes?
- ¿Hay mesa larga o van a ser dos mesas separadas? (esto importa mucho más de lo que parece)
- ¿Hasta qué hora tienen la mesa?
- ¿Hay opciones vegetarianas o sin gluten?
Confirma el día anterior. Un mensaje al grupo y otro al restaurante.
El menú, antes de llegar
Este es el paso que más discusión ahorra: manda el menú al grupo antes.
Con eso resuelves de golpe si hay opciones para el vegetariano, si los precios le acomodan a todos, y si alguien va a querer algo que no hay. Descubrir cualquiera de esas tres cosas ya sentados es lo que arruina la comida.
La cuenta
El momento más incómodo del mundo. Tres formas que funcionan:
Cuenta dividida en partes iguales. Lo más rápido. Funciona si todos comieron más o menos parecido. Acuérdalo al principio, no al final.
Cada quien lo suyo. Hay que avisarle al restaurante al pedir, no al pagar. Muchos no pueden dividir después.
Uno paga y los demás transfieren. Lo más práctico hoy. Funciona si el que paga manda el monto exacto de cada quien en ese momento, no al día siguiente.
Lo que no funciona: dejarlo abierto y resolverlo al final.
Cómo evitar que la mitad cancele
Cierra el número con 48 horas. “Confirmo hasta el jueves” hace que la gente se decida.
Que haya un costo de no ir. Si es una comida normal, basta con que el grupo sepa cuántos son. Si es un evento con boleto, cobrar por adelantado baja las ausencias de 30% a menos de 10%.
Manda recordatorio el mismo día. Con hora y dirección, para que nadie tenga que buscarla.
Un detalle de logística que se olvida
Si el grupo llega en varios coches, manda la ubicación exacta y dónde estacionarse. La mitad de los retrasos de grupo son gente dando vueltas a la manzana.
En resumen
Pregunta el día primero, propón dos o tres lugares en vez de pedir ideas, manda el menú antes, reserva por el número real y acuerda cómo se paga desde el principio. Con eso, organizar para diez cuesta lo mismo que organizar para dos.
